邮件内容也能转成PDF?

​时代发展,人际来往的方式不再为形式所限制所拘束,用邮件来沟通,已经成为工作或者交友中的常态。​

工作中,常常出现一种情况,要把邮件中的文档内容进行归档和处理,以此来便于以后查阅。

那么,如何将Outlook中邮件转成 PDF呢?

很简单,只要你安装了福昕风腾PDF套件,就会有很多种方式实现PDF转换。

一、如需将一个或多个邮件转换成 PDF 文件或 PDF 文件包,请选择您要转换的邮件并点击“选定的邮件”>“创建新的 PDF…”,或右击所选邮件并选择“转换为福昕 PDF”。然后设定文件名称和存储路径,开始转换。

注:

1) 如需将邮件转换成一个 PDF 文件包,请在“常规设置”组中勾选“ 输出 PDF 文

包”。若转换多个邮件,则每个邮件将生成一个独立 PDF 文件放入 PDF 文件包中。

2) 若未勾选“ 输出 PDF 文件包”,则所选邮件将被合成一个 PDF 文件,其内容根据邮件的收发时间排列(如: 最近收发的邮件将排在文档内容的最前面)。

3) 默认情况下,所选邮件或文件夹的标题将成为转换生成的 PDF 文件或文件包的名称。

二、如需将一个或多个文件夹转换成 PDF 文件或 PDF 文件包,请点击“选定的文件夹”>“创建新的 PDF…”;

或右击一个文件夹并选择“转换‘文件夹名称’到福昕 PDF”。 从弹出的“转换为 PDF 的文件夹”对话框中选择您要转换的文件夹, 然后设定文件名称和存储路径,开始转换。

“转换为 PDF 的文件夹”对话框

注:

1) 如需将文件夹转换成一个 PDF 文件包,请在“常规设置”组中勾选“输出 PDF 文件包”。

若转换多个文件夹,则每个邮件将生成一个独立 PDF 文件放入相应的文件夹( 文件夹名称同邮箱中相应的文件夹名称) 中, 由各文件夹构成 PDF 文件包。

2) 若未勾选“ 输出 PDF 文件包”,则所选文件夹中的所有邮件将被合成一个 PDF文件。

即若转换一个文件夹,则生成的 PDF 文件内容将根据邮件的收发时间排列(如:最近收发的邮件将排在文档内容的最前面);

若转换多个文件夹,则生成的 PDF 文件内容将先根据文件夹在“转换为 PDF 的文件夹”对话框中的先后位置排列,然后再根据每个文件夹中邮件的收发时间排列(如:最近收发的邮件将排在文档内容的最前面)。

3、如需将一个或多个邮件转换并附加到一个已有的 PDF 文件或 PDF 文件包之后,请选择您要转换的邮件并点击“选定的邮件” >“附加至已经存在的 PDF…”,

或右击所选邮件并选择“附加为福昕 PDF”。再选择您要附加到的已有的 PDF 文件或 PDF 文件包并点击“打开”。

然后所选邮件将被转换并附加到所选的 PDF 文件中。若选择附加到现有的 PDF文件包,则所选邮件将生成单独的 PDF 文件放入相应的文件夹(文件夹名称同邮箱中相应的文件夹名称) 中。

4、如需将一个或多个文件夹转换并附加到一个已有的 PDF 文件或 PDF 文件包之后,请选择“选定的邮件” >“附加至已经存在的 PDF…”;

或右击一个文件夹并选择“附加‘文件夹名称’到福昕 PDF”。

在弹出的“转换为 PDF 的文件夹” 对话框中选择您要转换的文件夹。再选择您要附加到的已有的 PDF 文件或 PDF 文件包并点击“打开”。

若选择附加到现有的 PDF 文件包,则所选文件夹中的所有邮件将生成独立的 PDF 文件放入相应的文件夹(文件夹名称同邮箱中相应的文件夹名称) 中。

5、如需按自定义设置创建 PDF,勾选“常规设置”组中的选项即可。

查看 PDF 结果: PDF 文档创建完成后福昕风腾 PDF 套件将自动打开该文档。该选项为默认勾选项。

输出 PDF 文件包: 勾选此项后,将从所选邮件或文件夹中创建 PDF 文件包,且生成的PDF 文件包将保留所选文件夹的属性信息(如, 邮件系统中所选文件夹的位置信息)。若无需保留该文件夹信息,请点击“高级”按钮,在“设置”选项卡中取消勾选“转换文件夹信息”。

包含附件: 勾选此项后,生成的 PDF 文件或 PDF 文件包中将包含所选邮件或文件夹中包含的所有附件,且附件的文件类型保持不变。

支持 PDF/A-1b 标准:创建符合 PDF/A-1b 标准的 PDF 文档。

此外,通过福昕风腾 PDF 套件您还可以设置邮件的自动归档。点击“自动归档” 按钮,在弹出的“自动归档”对话框中勾选“启用自动归档”,然后进行相关设置。

  • 设定归档的频率和时间。
  • (可选) 勾选“维护归档日志” 可自动创建归档日志记录。点击“选择文件…”设定日志文件的名称和存储路径。
  • 在“选择自动归档的文件夹”下,点击“添加…”选择需要归档的文件夹,并设定归档邮件 PDF 的名称和存储路径。点击“删除”可将文件夹从列表中删除,点击“更改归档文件…”可修改归档邮件 PDF 的名称和存储路径。
  • (可选) 设置好归档文件夹后, 如需立刻执行归档,请点击“自动归档”对话框右上部 分的“现在执行归档” 按钮。
  • 点击“确定”完成设置。

注: 生成的归档邮件 PDF 均为 PDF 文件包。

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浏览数:星期三, 03月 15th, 2017 产品信息

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